Em Suzano, a administração disse que o Programa de Governança Digital e Gestão Sem Papel é realizado desde 2018 e é reconhecido como modelo de inovação e modernização. O objetivo é eliminar o uso de papel por meio da digitalização de documentos, visando uma gestão mais eficiente, transparente e sustentável.
Desde 2018, foram 569 mil processos digitais. Esse número abrange documentos pedidos pelos cidadãos e outros utilizados no cotidiano dos servidores públicos. De acordo com a Prefeitura, foram economizadas 46 toneladas de papel com a iniciativa.
Com a adoção da tecnologia, a administração afirma que “houve um avanço significativo na comunicação interna” e um exemplo do progresso é o sistema eletrônico da Ouvidoria Municipal, “que recebe 100% das demandas de forma eletrônica, o que aumenta a eficiência e acessibilidade”.
O projeto municipal contribuiu para a conscientização dos servidores sobre a responsabilidade social na preservação do meio ambiente. “A digitalização dos processos impactou diretamente na preservação de aproximadamente mil árvores”, disse a Prefeitura.
A administração afirma que os serviços foram otimizados com a adoção da tecnologia, resultando em uma significativa redução no tempo de tramitação e respostas dos processos.
A Prefeitura de Mogi explicou que desde 2022 a substituição do papel vem acontecendo em processos e atos administrativos. O decreto nº 20.932/2022 instituiu o Programa Mogi Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
A administração destacou as vantagens de aderir ao meio digital: melhores práticas de gestão, com maior eficiência, eficácia e efetividade na administração pública; maior celeridade nos processos administrativos; acesso amplo à informação e acompanhamento dos serviços públicos por parte da população; maior facilidade de acesso; otimização da infraestrutura, com uma atuação integrada entre os órgãos; segurança da informação; sustentabilidade e contribuição ao meio ambiente; e economia de recursos, com a redução de custos com impressão e armazenamento de documentos.
Em Itaquaquecetuba, a administração informou que está avançando com a digitalização dos processos, além da modernização da gestão pública. O consumo de papel e de insumos relacionados, como cartuchos e tintas para impressoras, teve uma redução de mais de 50% na Prefeitura.
Foi explicado, ainda, que as ações fazem parte de uma reforma administrativa, com foco na sustentabilidade e na eficiência. Além disso, os cofres públicos estão economizando significativamente com a adoção de medidas para eliminar o uso do papel, de acordo com a Prefeitura.
A Prefeitura de Salesópolis informou que está no gerenciamento eletrônico desde janeiro de 2023.
A administração de Guararema disse que tem investido constantemente em soluções tecnológicas, muitas das quais têm o objetivo de reduzir o uso do papel. No Paço Municipal, por exemplo, é possível concluir o processo por um totem de triagem, que emite senhas de acordo com a área desejada.
Estudos
A administração de Ferraz disse que tem interesse em digitalizar os seus processos, mas ainda está em análise pela Secretaria de Fazenda “para a realização da dotação orçamentária”.
O passo seguinte, de acordo com a Prefeitura, é a abertura de uma licitação par aa contratação de uma empresa que faça o mapeamento e um levantamento com diagnóstico da situação dos processos da administração municipal. “A digitalização deverá ser por etapas para uma melhor adequação entre o meio papel e os processos digitais”, continua a administração.
A Prefeitura de Ferraz disse entender que a digitalização poderá trazer inúmeros benefícios, como maior conscientização ambiental com a eliminação de papel em vários órgãos e setores, além da modernização da máquina pública e na assertividade na tomada de decisões.
Em Poá, a Prefeitura explicou que os atos do Executivo ainda são efetuados em papel pelos órgãos da administração pública, não havendo nenhum movimento para a substituição para a forma digital.
A administração acredita que a maior parte das atividades e serviços passarão a ser online, propiciando um grande ganho ao meio ambiente, bem como os gastos com imóveis para arquivamento de papéis.
Mesmo não tendo qualquer movimento para a digitalização dos processos, a Prefeitura disse que grande parte de suas atividades já são atendidas virtualmente, como expedição de certidões, segundas vias de documentos, inscrições mobiliárias e imobiliárias, licenciamentos, entre outros.